DoD & Sox Compliant RMA Bundle
De bundel die discovery optimaliseert en daarmee winstgevendheid creëert
Een volledig records-management systeem dat voldoet aan de internationaal erkende Amerikaanse DoD 5015.2 en SOx standaarden. De applicatie maakt het beheer van alle ‘activa’ binnen een organisatie mogelijk, of het nu documenten (papier, elektronisch, e-mail) of eigendom betreft.
De meeste organisaties zijn zich bewust van de enorme hoeveelheden informatie die zij verzamelen en ze voelen dat ze de grip op het beheer van hun bedrijfsinformatie kwijtraken. Daarom hebben ze een geschikte Records Management (RM) oplossing van hoge kwaliteit nodig. De Federal Rules of Civil Procedure in Amerika hebben de noodzaak voor goed RM-beleid nóg urgenter gemaakt. Om aan al deze veelomvattende beleidsmaatregelen te voldoen, beginnen organisaties zich te realiseren dat een effectieve RM-oplossing veelzijdig moet zijn en een vrij hoog niveau aan zoek- en e-discovery functionaliteit moet bevatten. Integratie van een volledig ‘Enterprise Search’ raamwerk binnen een RM-oplossing geeft überhaupt veel mogelijkheden voor beter algeheel kennismanagement. De ZyLAB RM-oplossing voldoet aan drie basisprincipes, die allemaal sterk profiteren van de aanwezigheid van zoek- en e-discovery functionaliteit:
- Zorgt voor flexibiliteit om records te definiëren in termen van hun werkelijke gebruik binnen de organisatie
- Ondersteunt beheer van records op basis van hoe ze momenteel worden gebruikt (een zogenaamd ‘file plan’) met:
- Bestandsopname;
- Werkbare bestandsstructuren;
- Classificatie en metadata;
- Evalueren / prioriteren;
- Retentiebeleid;
- Wettelijke verplichtingen;
- Uitvoering; en
- Verificatie.
- Zorgt voor nauwkeurige en veilige definitieve dispositie van records, op basis van relevante wet- en regelgeving
Deze zeer efficiënte, integratieve aanpak van RM kan leiden tot voorsprong op de concurrentie, meer flexibiliteit t.a.v. specifieke klantbelangen, minder juridisch risico en een betere positionering (met hogere winsten als gevolg). De wijze waarop zulke RM omgevingen vorm krijgen, wordt in sterke mate beïnvloed (afhankelijk van regionale en organisatorische omstandigheden) door erkende standaarden zoals de US Department of Defense (DoD) 5015.2 standaard, de UK National Archives (TNA) standaard voor record repositories, ISO 15489 én de electronische RM standaard van de Europese Commissie (MoReq2).
Met solide architectuur voor record management en archivering als basis beschikt het product verder over een volledig web-gebaseerde contract management oplossing (gecombineerd met audit-trail functionaliteit om wijzigingen bij te houden) en ondersteunt het verder ontsluiting voor uitvoerenden en andere relevante partijen binnen en buiten de organisatie.