Digitale personeelsdossiers met ZyLAB
Het bijhouden en beheren van uw project-, personeels-, leerlingen-, klant- of andere dossiers is een tijdrovende bezigheid. Tevens worden deze vaak nog in moeilijk doorzoekbare papieren vorm aangelegd en is er altijd de kans aanwezig dat het kwijtraakt.
Wilt u ook af van: het uitprinten van e-mail om ze aan het dossier toe te voegen, het uitlenen van dossiers aan derden die ze niet, of incompleet, terugbrengen en ruimte vretende archiefkasten?
Stap over op een digitaal dossier en profiteer van het volgende:
Ontsluiten / doorzoeken dossiers
- Snelle weergave van gezochte documenten; een dossier is altijd en direct voorhanden
-
Kostenbesparing door:
º Snelle toegang en beantwoording van vragen
º Kopieën voor het verspreiden van documenten niet meer nodig
º Dubbele dossiers niet langer noodzakelijk
º Classificatie van documenten niet nodig omdat deze worden gevonden
door middel van zoektechnologie - Voldoen aan wettelijke bepalingen omdat snel inzicht ontstaat in de compleetheid van de dossiers
- Eenvoudig bepalen wie inzage in welk dossier c.q. welke documenten krijgt
- Ruimtebesparing; fysieke papieren opslag is niet meer nodig
- Onrechtmatig verwijderen c.q. kwijtraken documenten niet meer mogelijk, origineel zit in het systeem
- Altijd een digitale back-up bij brand of andere calamiteiten
- Eenvoudig te koppelen met bestaande personeelsinformatiesystemen
- Ideaal voor een centrale personeelsadministratie met decentrale HR professionals
- Bewaarplicht en vernietiging van documenten is eenvoudig te monitoren en af te handelen
- Vind werknemers met specifieke vaardigheden (opgedaan bij andere projecten/locaties of bij voorgaande werkgevers) waardoor bespaard wordt op rekruteringskosten
- Mogelijkheid om dwars door de dossiers heen te zoeken waardoor relevante informatie sneller kan worden gevonden (bijvoorbeeld bij onderzoeken of audits)
Verwerking van de papieren dossiers
- ZyLAB heeft ruime ervaring met het digitaliseren van bestaande dossiers
- Met de ZyLAB software zijn papieren documenten eenvoudig toe te voegen aan digitale dossiers
- Door middel van zoektechnologie hoeft minder tijd besteed te worden aan het classificeren van documenten
Een greep uit verschillende referenties die met behulp van ZyLAB hun personeelsdossiers georganiseerd hebben
- Noorderpoortcollege: 3.000 personeelsdossiers (220.000 pagina’s)
- Blue Sky Group: 40.000 personeelsdossiers (2.000.000 pagina’s)
- Detailresult Groep N.V.: 26.000 personeelsdossiers (1.000.000 pagina’s)
- Stichting VO Haaglanden: 1.400 personeelsdossiers (75.000 pagina’s)
- Heijmans Infrastructure: 7.700 personeelsdossiers (600.000 pagina’s)
- Rabobank International: personeelsarchief (195.000 pagina’s)
- PCM Uitgevers: 2.000 personeelsdossiers (140.000 pagina’s)
- B&C Products: 800 personeelsdossiers (150.000 pagina’s)
- Stork Prints: 650 personeelsdossiers (95.000 pagina’s)
- Stork Worksphere: 1.500 personeelsdossiers (220.000 pagina’s)
