ZyLAB Information Management Platform
Het ZyLAB Information Management Platform is een complete oplossing met alle benodigde componenten om eenvoudig en snel een op XML gebaseerd informatie platform te realiseren. Het platform is de basis voor het digitaal archiveren van papier, e-mail en talloze elektronische bestanden, en maakt deze informatie volledig doorzoekbaar. De gebruikers kunnen waardevolle informatie op een veilige manier opvragen in een eenvoudige webbrowser. Het ZyLAB Information Management Platform bevat ondermeer de volgende componenten.
- Doorzoeken en ontsluiten van informatie via een browser: Deel al uw ZyLAB archieven en data op een veilige manier via het Internet of intranet. Gebruikmakend van een eenvoudige webbrowser kunnen gebruikers zoeken in de informatie die hierin is opgeslagen, zowel in-house als van buitenaf via een beveiligde internetverbinding. De Webserver genereert van de bronbestanden zoals, TIFF, Word, WP, Excel en andere bestanden automatisch een HTML-opmaak. Om ingescande TIFF bestanden snel te kunnen raadplegen worden deze op serverniveau geconverteerd naar (een klein formaat) PNG bestand dat door alle browsers standaard wordt ondersteund. Het is niet nodig om hiervoor aanvullende software op de werkplek te installeren.
- Indexeren en full-text doorzoeken van papier, elektronische documenten (700+ verschillende bestandsformaten) en e-mail.
- Direct in het ZyLAB archief archiveren vanuit Microsoft® Word, Microsoft® Excel en Microsoft® Outlook van e-mail, Word en Excel bestanden.
- Alerting mechanisme op nieuwe of veranderde content. Met een SDI (Selective Dissemination of Information) module die automatisch signaleert wanneer bepaalde informatie in het archief opgenomen of veranderd wordt. Gebruikers kunnen aan de hand van een interesseprofiel aangeven welke informatie voor hen relevant is, deze informatie kan vervolgens via bijvoorbeeld e-mail automatisch naar de gebruiker worden gedistribueerd.
- Aanmaken en beheren van annotaties op regels, alinea’s, pagina’s, documenten en meerdere documenten. De annotaties kunnen aangemaakt worden over meerdere archieven en zijn net als de documentinhoud en metadata op de volledige inhoud doorzoekbaar.
- Een Audit Trail die gebruikersactiviteiten zoals zoeken, tonen, wijzigen, openen en verwijderen van documenten opslaat. De acties die gelogd dienen te worden zijn door de beheerder zelf in te stellen. Vervolgens is het mogelijk de audit trail te doorzoeken en alle acties in beeld te brengen die bijvoorbeeld een specifieke gebruiker op het archief heeft uitgevoerd.
- Connecties met databases om meta data van de documenten in op te slaan. Deze database kan bijvoorbeeld een MS-SQL Server database zijn.
- Document registratie in MS®-Outlook biedt de mogelijkheid al uw inkomende documenten, zoals post, faxen en e-mails te registreren in speciale Outlook formulieren. De aan de documenten toegevoegde metadata op het registratie formulier wordt opgeslagen in ZyLAB en is zodoende ook op de volledige inhoud doorzoekbaar. Daarnaast is het mogelijk om te kiezen voor een specifiek contractmanagement scenario, zodat per document activiteiten kunnen worden vastgelegd met een deadline (ingangsdata, mijlpalen, herzieningsdata, verloopdata, etc.).
- Federated search maakt het mogelijk in meerdere ZyLAB repositories tegelijk te zoeken. De resultaten van zoekakties in de verschillende repositories worden samengevoegd en aan de gebruikers in een standaard internet browser getoond.
- Legal Review stelt u in staat om snel door een resultatenlijst van een zoekopdracht te werken, snel documenten te organiseren en te labellen.
- De Search Bar binnen Outlook biedt de mogelijkheid om vanuit Outlook een zoekvraag op de ZyLAB archieven te stellen.
- Open en duurzame XML Architectuur. De op XML gebaseerde opslag is de meest open, stabiele, veilige en duurzame archiverings oplossing op de markt. Al uw informatie wordt opgeslagen in het originele formaat zodat u zich nooit zorgen hoeft te maken voor het verlies van informatie door oude versies. ZyLAB werkt zonder databases. Dit bespaart enorm veel kosten, heeft een lage ‘total cost of ownership’ (TCO) en voorkomt complexe integraties en conversies.
-
Beveiliging op drie niveaus:
(1) document - Met document beveiliging kunt u op documentniveau autorisaties regelen. Hierbij wordt het mogelijk om eigen documentgroepen te defini&eeuml;ren, gebaseerd op de metadata van de desbetreffende documenten. Dit voorkomt dat niet geautoriseerde gebruikers inzage in de documenten krijgen.
(2) functioneel - De functionele beveiliging maakt het mogelijk om bepaalde functies zoals verwijderen, printen en exporteren van documenten af te schermen van de gebruikers.
(3) NTFS - Met NTFS beveiliging worden de resultaten van een zoekvraag gefilterd op basis van de rechten op het netwerk.
