Microsoft SharePoint bundel
Microsoft® SharePoint is het steeds populairder wordende platform voor intranet, team sites en document creatie. Vanwege het gesloten formaat is SharePoint echter niet geschikt voor de lange termijn archivering van grote hoeveelheden documenten. Tevens is de zoekmogelijkheid binnen Sharepoint beperkt tot de ‘eigen’ digitale documenten en databases.
Voor een betrouwbare en open opslag prefereren SharePoint gebruikers ZyLAB’s archief voor documenten die de archiefstatus hebben bereikt en ongeacht het bestandsformaat in no-time gevonden en geraadpleegd moeten kunnen worden. De ZyLAB Microsoft SharePoint bundel gebruikt een eenmalige SharePoint autorisatie en ZyLAB’s document level security is volledig geïntegreerd om de juiste autorisatie niveaus te verkrijgen. Documenten kunnen vanuit SharePoint naar ZyLAB verplaatst of gekopieerd worden. Indien documenten worden verplaatst, plaatst ZyLAB een link in de Document Library zodat een totaalbeeld ontstaat van alle documenten (zowel onderhanden- als gearchiveerde documenten). De link voorkomt tevens dat de SharePoint database volloopt met gearchiveerde documenten.
Voor gescande PDF bestanden of bitmaps, kan een onafhankelijk proces (Analytics bundel is hiervoor nodig) in werking treden waarbij ook alle grafische documenten op de volledige inhoud doorzoekbaar worden gemaakt. Hierna kunt u binnen de SharePoint interface met de geavanceerde zoekmogelijkheden van ZyLAB Webserver zoeken en de resultaten binnen SharePoint bekijken en openen. De uitgebreide zoekmogelijkheden zorgen voor een snel en betrouwbaar resultaat.
Document Registratie via SharePoint stelt u in staat om alle binnenkomende en uitgaande documenten binnen uw organisatie te registreren (bijv. binnenkomende post, faxen, e-mail). Standaard ZyLAB technologie zorgt ervoor dat u niet alleen toegang heeft tot de documenten via de registraties maar tevens via de geavanceerde full-text zoekmogelijkheden die ervoor zorgen dat u uw informatie snel binnen de document collecties vindt.
De registratie mogelijkheden van contracten via SharePoint stellen u in staat om activiteiten per contract vast te leggen die van belang zijn bij het beheer van uw contracten (deadlines, mijlpalen, verloopdata, etcetera).
