Dataretentie, opruimen van legacy data en defensible disposal

Strategische en verantwoordelijke datavernietiging minimaliseert juridische kosten en risico’s

Het eindeloos bewaren van data is verleidelijk en lijkt eenvoudiger dan het in praktijk brengen van een goed recordmanagement beleid. Maar in de praktijk betalen organisaties voor deze bewaardrang vaak een hoge prijs.

Toezichthouders van bijvoorbeeld het Europees Parlement, hebben duidelijke richtlijnen vastgesteld voor dataretentie en defensible disposal (het verdedigbaar vernietigen van informatie). Organisaties die zich niet houden aan vastgestelde regels over welke data bewaard moet worden en hoe lang, komen in de problemen wanneer zij gehoor moeten geven aan e-Discovery of disclosure verzoeken en lopen zelfs het risico beboet te worden wanneer zij relevante informatie te vroeg hebben vernietigd.

Proactieve e-Discovery
Om de kosten en risico’s van bijvoorbeeld een e-Discovery te neutraliseren, moeten organisaties regelmatig hun verouderde data opruimen, oftewel een “legacy data clean-up” uitvoeren. Daarnaast moeten zij een duidelijk archiveringbeleid instellen dat documenten herkenbaar classificeert.

In-house e-Discovery software die normaal gesproken vooral reactief wordt gebruikt, kan hierbij proactief worden ingezet

Daarnaast dragen duidelijke recordmanagement en heldere richtlijnen voor datavernietiging bij aan het verhogen van de bedrijfsefficiëntie, het verlagen van juridische risico’s en het verlagen van de kosten in het geval van een rechtszaak.

PRAKTIJKVOORBEELDEN:

• E-Discovery: wanneer uw bedrijf wordt geconfronteerd met een onderzoek van een toezichthouder, een e-Discovery of een e-Disclosure, is het volume van de informatie die u moet overhandigen aan een advocaat om te doorzoeken, proportioneel gelinieerd aan uw externe juridische kosten. Goed recordmanagement met een helder dataretentie en datavernietiging beleid kan deze kosten in geval van een rechtszaak dramatisch verlagen. Zie ZyLAB eDiscovery & Production Systeem.
• Proactieve Intelligent Governance: de open, op XML-gebaseerde oplossingen van ZyLAB, waaronder de geavanceerde zoekfunctionaliteiten voor tekst, audio en beeld, in combinatie met de middelen voor hoogwaardige content analyse en datavisualisatie, maken de vooral reactief gebruikte e-Discovery oplossing uitermate geschikt voor proactieve intelligent governance.
  Proactieve intelligent governance omvat volledig geïntegreerde enterprise informatie archivering voor email, SharePoint, file shares en verschillende databases and collaboration systemen die zich in huis of in de cloud bevinden. Daarnaast biedt proactieve intelligent governance systemen en gedocumenteerde methodologieën voor legacy information clean-up en defensible disposition, waarmee uw organisatie haar digitale datacollecties kan organiseren, risico’s worden verkleind en u strategisch inzicht krijgt in deze data. Zie ZyLAB Compliance & Litigation Readiness Systeem.
• Enterprise Informatie Management: het beleid voor dataretentie kan effectief worden uitgevoerd en ook early case assessment is eenvoudig geïmplementeerd. Alle data die wordt verzameld uit de gedeelde netwerken kunnen, indien gewenst ook stapsgewijs, geïndexeerd worden en iedere actie die wordt uitgevoerd op deze data kan worden getest. SharePoint projecten en documenten kunnen worden gearchiveerd op basis van vooraf bepaalde regels zoals “gesloten”, omvang, leeftijd, betrokkenen, actie of ingestelde retentie- of vervaldatum) in een open en duurzaam formaat zoals XML en native files). Zie ZyLAB Information Management Platform.